AI मिनट्स बन गए। काम अभी बाकी है। टूल कोई भी हो।

पढ़े जाने वाले मिनट्स के 4 हिस्से

1. प्रतिभागी और अनुपस्थित लोग। कौन था और कौन नहीं, इससे तय होता है कि किसे जानकारी भेजनी है।
2. एजेंडा। बोलने के क्रम में नहीं, तय करने की ज़रूरत के क्रम में रखें, ताकि बाद में ढूँढना आसान हो।
3. फ़ैसले। "जो तय हुआ" और "जो प्रस्ताव आया पर तय नहीं हुआ", इन्हें अलग रखें। ये मिल जाएँ तो अगले हफ़्ते वही चर्चा फिर करनी पड़ती है।
4. अगले कदम। ज़िम्मेदार व्यक्ति और समय-सीमा ज़रूर लिखें। जिस मीटिंग में "आगे क्या करना है" साफ़ न हो, उसके बाद का सारा काम आपके पास लौट आता है।

ट्रांसक्रिप्ट चैट AI में चिपकाते समय का प्रॉम्प्ट उदाहरण

"नीचे दिए ट्रांसक्रिप्ट से मिनट्स बनाओ। क्रम: प्रतिभागी, एजेंडा, फ़ैसले, लंबित मुद्दे, अगले कदम (ज़िम्मेदार व्यक्ति और समय-सीमा)। फ़ैसले और लंबित मुद्दे अलग रखो। वक्ताओं के नाम ट्रांसक्रिप्ट जैसे ही रखो। हिंदी में, बुलेट पॉइंट में।"

फ़ैसले और लंबित मुद्दे कैसे अलग करें (उदाहरण)

• फ़ैसला: "सवालों का पहला जवाब सपोर्ट टीम देगी।" कर्ता और क्रिया साफ़ हैं, और कोई विरोध नहीं आया।
• लंबित मुद्दा: "टेस्टिंग एक हफ़्ता बढ़ाने का प्रस्ताव।" प्रस्ताव आया, पर रिलीज़ की तारीख और सूचना की योजना तय नहीं, किसी के फ़ैसले का इंतज़ार है।
• अगला कदम: "टेस्ट प्लान की समीक्षा: डेवलपमेंट लीड, इस शुक्रवार तक।" ज़िम्मेदार व्यक्ति और समय-सीमा दोनों हों, तभी यह अगला कदम बनता है।

इससे सारांश का रूप एक जैसा हो जाता है। पर यह निर्देश लिखना, बने हुए मिनट्स सही जगह चिपकाना, और ज़िम्मेदार लोगों को To-Do बताना, हर बार आपका काम है। SIMY एक बार आपके ढंग से तैयार मिनट्स का तरीका सीख लेता है और अगली मीटिंग से बिना कहे उसी रूप में तैयार करता है।

Microsoft Teams का Copilot

Teams मीटिंग का ट्रांसक्रिप्शन (या रिकॉर्डिंग) चालू हो, तो मीटिंग के दौरान Copilot से सवाल पूछ सकते हैं, और मीटिंग के बाद सारांश और फ़ैसलों की सूची भी मिलती है। Microsoft 365 Copilot लाइसेंस चाहिए, और ट्रांसक्रिप्शन व Copilot का उपयोग संगठन के एडमिन नीति से चालू या बंद कर सकते हैं। न चले, तो पहले एडमिन से सेटिंग पूछें।

Google Meet का Gemini (Take notes)

मीटिंग के दौरान "Take notes with Gemini" चालू करने पर मीटिंग के बाद सारांश Google Docs में बनता है और आयोजक को ईमेल से पहुँचता है। Gemini वाला Google Workspace प्लान चाहिए। यह मीटिंग टूल का अपना फ़ीचर है, इसलिए न बॉट चाहिए, न रिकॉर्डिंग डिवाइस।

Notion AI Meeting Notes

Notion पेज पर रिकॉर्डिंग शुरू करने पर आपके डिवाइस की आवाज़ से ट्रांसक्रिप्ट और सारांश उसी पेज पर बनते हैं। मीटिंग में कोई बॉट नहीं जुड़ता। ऑनलाइन और आमने-सामने, दोनों में चलता है, और मिनट्स सीधे Notion के डेटाबेस में जमा होते जाते हैं। Notion AI ऊपर के प्लान में शामिल है।

Notta और tl;dv

दोनों में रिकॉर्डिंग बॉट Zoom, Teams या Google Meet की मीटिंग में प्रतिभागी के रूप में जुड़कर रिकॉर्ड करता है। कैलेंडर से जोड़ने पर यह शेड्यूल के हिसाब से अपने आप जुड़ता है, और ट्रांसक्रिप्ट व सारांश वेब स्क्रीन पर दिखते हैं। फ़्री प्लान में महीने के ट्रांसक्रिप्शन समय की सीमा है। बाहरी लोगों के साथ मीटिंग में बॉट के जुड़ने की बात पहले से बताना ज़रूरी है।

मिनट्स अपने आप Notion में (tl;dv या Notta + Zapier)

1. मीटिंग खत्म होते ही रिकॉर्डिंग टूल सारांश बनाता है।
2. Zapier उस सारांश से Notion के डेटाबेस में पेज बनाता है।
3. Slack पर "मिनट्स तैयार हैं" की सूचना आती है।

कॉपी करने का काम अपने आप हो जाता है। फिर भी शेयर का मसौदा, ज़िम्मेदारी और To-Do, अगली मीटिंग की तैयारी और आपका फ़ैसला बाकी रहते हैं। वही आगे का काम SIMY करता है।

मुफ़्त तरीका: फ़ोन का वॉइस मेमो + Google AI Studio

फ़ोन के वॉइस मेमो से रिकॉर्ड करके ऑडियो फ़ाइल Google AI Studio को दें, तो ट्रांसक्रिप्ट और सारांश मिल जाते हैं। कोई अतिरिक्त खर्च नहीं, पर रिकॉर्डिंग भेजना, प्रॉम्प्ट लिखना और नतीजा कॉपी करना हर बार हाथ से करना पड़ता है।

iPhone और Android के वॉइस मेमो (रिकॉर्डर ऐप) में ट्रांसक्रिप्शन पहले से होता है (मॉडल और OS वर्ज़न के अनुसार अलग)। पहले इसी से आज़माएँ, और सिर्फ़ ऑडियो फ़ाइल हो तब Google AI Studio इस्तेमाल करें, इतना काफ़ी है।

मुफ़्त में भी ट्रांसक्रिप्ट तक पहुँच जाते हैं। फिर भी शेयर, To-Do और फ़ैसला बाकी रहते हैं।

PLAUD

कार्ड या पिन जैसे डिवाइस से आमने-सामने या कॉल की बातचीत रिकॉर्ड करता है, और ऐप में ट्रांसक्रिप्ट और सारांश बनाता है। SIMY में इसका इंटीग्रेशन पहले से है; बस "कनेक्ट करें", और सारांश के आगे का काम SIMY बढ़ाता है। उपयोग और प्लान PLAUD गाइड में हैं।

एक तालिका में तुलना

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हर टूल के फ़ीचर और प्लान 1 अक्टूबर 2026 को आधिकारिक पेजों से जाँचे गए हैं। कीमतें जल्दी बदलती हैं, इसलिए इस पेज पर नहीं दी गई हैं।

1. मीटिंग की शुरुआत में एजेंडा और प्रतिभागियों के नाम बोलें। ट्रांसक्रिप्ट की शुरुआत में एजेंडा और नाम हों, तो सारांश के शीर्षक और वक्ताओं का मिलान ठीक रहता है।
2. जो तय हुआ, उसे उसी पल दोहराएँ। "तो, टेस्टिंग एक हफ़्ता बढ़ाना तय हुआ" जैसा एक वाक्य जोड़ने से फ़ैसले और लंबित मुद्दे मिलते नहीं।
3. ज़िम्मेदार व्यक्ति और समय-सीमा वहीं बोलें। "FAQ अपडेट नेहा करेंगी, रिलीज़ से एक दिन पहले तक" कहने पर To-Do में ज़िम्मेदार व्यक्ति और समय-सीमा जुड़ जाते हैं।
4. माइक और भाषा की सेटिंग जाँचें। ऑनलाइन मीटिंग में हेडसेट, आमने-सामने में टेबल के बीच में रिकॉर्डिंग डिवाइस। भाषा की सेटिंग गलत हो, तो सारांश भी उसी भाषा में आता है।
5. वक्ताओं के नाम रजिस्टर करें। "वक्ता 1", "वक्ता 2" रहने पर पता नहीं चलता कि किसने कौन-सा काम लिया। टूल का वक्ता-पहचान फ़ीचर इस्तेमाल करें।

ये 5 बातें SIMY के आगे का काम करते समय भी असर दिखाती हैं। फ़ैसले और ज़िम्मेदार लोग जितने साफ़ हों, शेयर का मसौदा और To-Do उतने सटीक बनते हैं, और आपके पास लौटने वाले फ़ैसले उतने कम होते हैं।

1. हर कोई अपने पसंदीदा AI से दोबारा सारांश बनाता है

कंपनी में Teams का Copilot होने के बावजूद लोग ट्रांसक्रिप्ट कॉपी करके अपने चैट AI में चिपकाते हैं। वजह: "हमारे फ़ॉर्मैट में चाहिए"। टूल के टेम्पलेट काफ़ी नहीं होते, और आखिर में हर बार प्रॉम्प्ट लिखना पड़ता है। SIMY आपके एक बार तैयार किए ढाँचे को सीखकर अगली मीटिंग से उसी रूप में तैयार करता है।

2. सारांश आता है, पर कोई पढ़ता नहीं

सारांश मीटिंग चैट या Notion में अपने आप जमा होने लगे, तो लोग निश्चिंत होकर पढ़ना छोड़ देते हैं। न पढ़ें, तो फ़ैसले और अगले कदम भी छूट जाते हैं। ज़रूरत सारांश पढ़वाने की नहीं, बल्कि उसमें से "आपके लिए काम" निकालकर पहुँचाने की है। SIMY पहुँचाता है शेयर का मसौदा, हर व्यक्ति की To-Do, और आपके लिए फ़ैसले का एक सवाल।

3. "उसका क्या हुआ?" पूछते फिरना

To-Do मिनट्स में लिखी हों, तब भी काम हुआ या नहीं, यह किसी को जाकर देखना पड़ता है। काम सौंपने वाला लगातार "उस मामले का क्या हुआ था" सोचता रहता है। SIMY में चल रहे, पूरे और आपके इंतज़ार वाले काम My Actions में दिखते हैं, इसलिए पूछते फिरने की ज़रूरत नहीं रहती।

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कैसे चुनें: एक बार की मीटिंग के लिए नोट्स AI का सारांश काफ़ी है। अगर वही मीटिंग हर हफ़्ते होती है और उसके बाद का काम भी हर बार वही होता है, तो SIMY काम आता है। चैट AI के इस्तेमाल के बारे में ChatGPT गाइड में लिखा है।

AI मिनट्स आम होने के बाद भी कुछ लोग कहते हैं कि "मिनट्स हाथ से लिखना बेहतर है"। वजह रिकॉर्ड की सटीकता नहीं है। लिखते हुए यह साफ़ होता है कि "क्या तय हुआ, और मुझे आगे क्या करना है"। क्या तय हुआ, इसकी बारीकी पहचानना एक हुनर है, और सारांश टूल यह काम नहीं करते।

SIMY भी इसी बात को अहमियत देता है। SIMY शेयर का मसौदा और To-Do की व्यवस्था आगे बढ़ाता है, पर "क्या तय हुआ" और "तारीख बदलें या नहीं" जैसे फ़ैसले हमेशा आपको लौटाता है। हाथ से लिखने वालों को जो "अपना अगला कदम साफ़ होने" का एहसास मिलता था, उसे लिखने में समय लगाए बिना बनाए रखना, यही SIMY का तरीका है।

जो हाथ से लिखना जारी रखना चाहते हैं, उनके लिए व्यावहारिक तरीका है: सिर्फ़ फ़ैसले और अगले कदम हाथ से लिखें, बाकी नोट्स AI पर छोड़ दें। SIMY हाथ से लिखे फ़ैसले भी पढ़कर आगे का काम बढ़ाता है।

• रिकॉर्डिंग की सहमति: रिकॉर्डिंग या ट्रांसक्रिप्शन शुरू करने से पहले सभी प्रतिभागियों को बताकर सहमति लें। बॉट वाले टूल में जुड़ा हुआ बॉट प्रतिभागियों की सूची में दिखता है, फिर भी पहले से बताना शिष्टाचार है। SIMY की उपयोग की शर्तों में भी रिकॉर्डिंग की सहमति लेना ग्राहक की ज़िम्मेदारी बताया गया है।
• गोपनीय मीटिंग: HR, विलय-अधिग्रहण (M&A), अघोषित वित्तीय नतीजों जैसी मीटिंग में सिर्फ़ IT विभाग से मंज़ूर टूल इस्तेमाल करें। अगर कंपनी Microsoft या Google के प्रबंधन में है, तो उसी मीटिंग टूल का अपना फ़ीचर (Teams Copilot, Meet Gemini) एडमिन की सेटिंग के दायरे में चलता है, इसलिए ज़्यादा सुरक्षित रहता है।
• AI ट्रेनिंग की सेटिंग: हर टूल की नीति या सेटिंग होती है कि डाला गया डेटा AI ट्रेनिंग में इस्तेमाल हो या नहीं। निजी प्लान में यह कभी-कभी डिफ़ॉल्ट रूप से चालू होता है, इसलिए काम के लिए कंपनी प्लान या ट्रेनिंग बंद करने की सेटिंग जाँचें। ChatGPT में सेटिंग के Data controls में "Improve the model for everyone" बंद किया जा सकता है।
• SIMY से कनेक्शन: Plaud, Notion और Google का कनेक्शन उनकी अपनी प्रमाणीकरण स्क्रीन पर अपने खाते से लॉग इन करके अनुमति देने से होता है। Claude Code और Codex की बातचीत का इतिहास PC पर simy ऐप पढ़ता है, और मूल पाठ सर्वर पर सेव किए बिना सिर्फ़ काम के सुझाव बनाता है। SIMY में डेटा कैसे सँभाला जाता है, यह सुरक्षा और गोपनीयता नीति में बताया गया है।
• भेजना और लिखना आपकी मंज़ूरी से: SIMY का तैयार किया शेयर का मसौदा Gmail में सिर्फ़ ड्राफ़्ट के रूप में सेव होता है। Slack पर पोस्ट और Notion में लिखना आपकी मंज़ूरी के बाद ही होता है। कुछ भी अपने आप नहीं भेजा जाता।