El acta con IA, lista. El trabajo, todavía no. Con cualquier herramienta.

Los 4 apartados de un acta que se lee

1. Asistentes y ausentes. Quién estuvo y quién no define a quién hay que avisar.
2. Temas. Ordénalos por lo que había que decidir, no por orden de conversación, y luego serán fáciles de encontrar.
3. Acuerdos. Separa «lo que se decidió» de «lo que se propuso pero no se decidió». Si se mezclan, a la semana siguiente se repite el mismo debate.
4. Próximos pasos. Siempre con responsable y fecha. Una reunión sin próximos pasos claros te devuelve todo el trabajo posterior.

Ejemplo de prompt para pegar una transcripción en un chat de IA

«Haz un acta a partir de esta transcripción. Apartados, en este orden: asistentes, temas, acuerdos, pendientes y próximos pasos (responsable y fecha). Separa acuerdos de pendientes. Usa los nombres de los hablantes tal como aparecen. En español y en viñetas».

Cómo separar acuerdos y pendientes (ejemplo)

• Acuerdo: «El equipo de soporte atenderá las consultas en primera línea». Tiene sujeto y verbo, y nadie se opuso.
• Pendiente: «Propuesta de alargar una semana las pruebas». Se propuso, pero la fecha y la comunicación siguen abiertas, a la espera de que alguien decida.
• Próximo paso: «Revisar el plan de pruebas: líder de desarrollo, este viernes». Solo con responsable y fecha es un próximo paso.

Con esto el resumen queda uniforme. Pero escribir el prompt, pegar el acta donde toca y pasar las tareas a cada responsable sigue siendo cosa tuya. SIMY aprende cómo terminaste el acta una vez con tu formato y, desde la siguiente reunión, la prepara igual sin que se lo pidas.

Copilot en Microsoft Teams

Si activas la transcripción (o la grabación) de la reunión de Teams, puedes preguntarle a Copilot durante la reunión y, después, usar el resumen y la lista de acuerdos. Requiere licencia de Microsoft 365 Copilot, y el administrador puede activar o desactivar la transcripción y Copilot por directiva. Si no te funciona, pide primero al administrador que lo revise.

Gemini en Google Meet (Tomar notas)

Si activas «Tomar notas con Gemini» durante la reunión, al terminar se crea un resumen en un documento de Google y el organizador lo recibe por correo. Requiere un plan de Google Workspace con Gemini. Es una función de la propia herramienta, así que no entra ningún bot ni hace falta un dispositivo.

Notas de reunión de Notion AI

Si empiezas a grabar en una página de Notion, la transcripción y el resumen del audio de tu equipo quedan en esa página. No entra ningún bot en la reunión. Sirve en línea y en presencial, y las actas se acumulan en tu base de datos de Notion. Notion AI está incluida en los planes superiores.

Notta y tl;dv

En ambos, un bot de grabación entra como asistente en reuniones de Zoom, Teams o Google Meet. Si los conectas al calendario se unen solos según tu agenda, y ves la transcripción y el resumen en su web. Los planes gratuitos tienen un límite de minutos de transcripción al mes. En reuniones con personas externas, avisa antes de que entrará un bot.

Guardar actas en Notion automáticamente (tl;dv o Notta + Zapier)

1. Al terminar la reunión, la herramienta de grabación genera el resumen.
2. Zapier crea con ese resumen una página en una base de datos de Notion.
3. Llega un aviso a Slack: «El acta está lista».

El traspaso se automatiza. Aun así, quedan el aviso, responsables y tareas, la próxima reunión y tu decisión. SIMY es quien avanza lo que sigue.

Combinación gratuita: notas de voz del teléfono + Google AI Studio

Si grabas con las notas de voz del teléfono y subes el audio a Google AI Studio, obtienes transcripción y resumen. No cuesta nada extra, pero pasar el audio, escribir el prompt y copiar el resultado es manual cada vez.

Las apps de notas de voz de iPhone y Android ya transcriben de serie (según el modelo y la versión del sistema). Prueba primero la función estándar y usa Google AI Studio cuando solo tengas el archivo de audio.

Gratis también llegas a la transcripción. Aun así, quedan los avisos, las tareas y las decisiones.

PLAUD

Graba conversaciones presenciales y llamadas con un dispositivo en forma de tarjeta o de pin, y la app transcribe y resume. SIMY tiene integración propia: pulsa «Conectar» y SIMY avanza lo que viene después del resumen. Uso y planes, en la guía de PLAUD.

Comparativa

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Funciones y planes según las páginas oficiales consultadas el 1 de octubre de 2026. Los precios cambian a menudo, así que no los incluimos en esta página.

1. Di en voz alta los temas y los asistentes al empezar. Si aparecen al principio de la transcripción, los títulos del resumen y los hablantes cuadran mejor.
2. Repite cada acuerdo en el momento en que se toma. Una frase como «Entonces, confirmamos que las pruebas se alargan una semana» evita mezclar acuerdos y pendientes.
3. Di responsable y fecha en el momento. Si dices «Laura actualiza las FAQ antes del día previo al lanzamiento», la tarea sale con responsable y fecha.
4. Revisa el micrófono y el idioma. En línea, auriculares con micrófono; en presencial, el dispositivo en el centro de la mesa. Si el idioma está en inglés, el resumen también saldrá en inglés.
5. Registra a los hablantes. Con «Hablante 1» y «Hablante 2» no se sabe quién se comprometió a qué. Usa la función de identificar hablantes.

Estos cinco trucos también ayudan cuando SIMY avanza el trabajo posterior. Cuanto más claros estén acuerdos y responsables, más precisos salen el aviso y las tareas, y menos decisiones vuelven a ti.

1. Cada uno vuelve a resumir con su IA favorita

Aunque la empresa tenga Copilot en Teams, hay quien copia la transcripción y la pega en su propio chat de IA. ¿El motivo? «Quiero nuestro formato». Las plantillas de la herramienta no bastan y se acaba escribiendo el prompt cada vez. SIMY aprende el formato que terminaste una vez y lo prepara igual desde la siguiente reunión.

2. El resumen llega, pero nadie lo lee

Cuando los resúmenes se acumulan solos en el chat de la reunión o en Notion, la gente se confía y deja de leerlos. Si nadie los lee, acuerdos y próximos pasos se pierden. Lo que hace falta no es que se lea el resumen, sino sacar de él solo «el trabajo que te toca» y entregarlo. SIMY entrega el texto del aviso, las tareas por responsable y una pregunta para que decidas.

3. Ir preguntando «¿cómo va eso?»

Aunque las tareas estén en el acta, alguien tiene que ir a comprobar si avanzaron. Quien las encargó se queda pensando «¿en qué quedó aquello?». En SIMY, My Actions muestra lo que está en curso, lo terminado y lo que espera por ti, así que ya no hace falta ir preguntando.

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Cómo elegir: para una reunión puntual, el resumen de la IA de actas basta. Si la misma reunión se repite cada semana y después siempre toca el mismo trabajo, ahí entra SIMY. El uso de los chats de IA lo explicamos en la guía de ChatGPT.

Aunque las actas con IA se hayan extendido, hay quien dice que «es mejor escribirlas a mano». La razón no es la precisión, sino que al escribir queda claro «qué se decidió y qué te toca hacer a ti». Juzgar el nivel de detalle de lo decidido es un oficio, y las herramientas de resumen no lo hacen por ti.

SIMY cuida justo eso. Avanza el aviso y ordena las tareas, pero las decisiones de «qué se acordó» o «si se mueve la fecha» siempre vuelven a ti. Conservar esa claridad sobre tu siguiente paso, sin el tiempo de escribir, es la forma de trabajar de SIMY.

Si quieres seguir escribiendo, lo realista es anotar a mano solo acuerdos y próximos pasos y dejar el resto a la IA de actas. SIMY también lee esos acuerdos escritos a mano y continúa a partir de ellos.

• Consentimiento: antes de grabar o transcribir, avisa a todas las personas de la reunión y pide su consentimiento. Con herramientas de bot, el bot aparece en la lista de asistentes, pero lo correcto es avisar antes. Los términos de uso de SIMY también establecen que obtenerlo es responsabilidad del cliente.
• Reuniones confidenciales: en reuniones de personal, fusiones y adquisiciones o resultados no publicados, usa solo herramientas aprobadas por tu área de sistemas. Si tu empresa está bajo gestión de Microsoft o Google, las funciones de la propia herramienta (Copilot en Teams, Gemini en Meet) son la opción más segura, porque funcionan dentro de lo que configure el administrador.
• Entrenamiento de IA: cada herramienta tiene una política o un ajuste sobre si usa tus datos para entrenar IA. En planes personales a veces viene activado, así que, si la usas para trabajar, revisa los planes de empresa o el ajuste para desactivarlo. En ChatGPT, puedes desactivar «Mejorar el modelo para todos» en Controles de datos.
• Conexión con SIMY: para conectar Plaud, Notion y Google inicias sesión con tu cuenta en la pantalla de autenticación de cada servicio y das permiso. El historial de Claude Code y Codex lo lee la app simy en tu PC, que no guarda el texto en el servidor y solo crea candidatos de trabajo. Cómo trata SIMY los datos se explica en Seguridad y en la política de privacidad.
• Envíos y escrituras con aprobación: en Gmail, los avisos que prepara SIMY se quedan en borradores. Publicar en Slack o escribir en Notion pasa por tu aprobación. Nada se envía sin ti.